Mit einem Telefonanruf lässt sich die Brücke von digitaler Kommunikation zu persönlicher Zusammenarbeit schlagen. Obwohl es vermeintlich einfacher ist, eine Nachricht oder E-Mail zu schreiben, bietet ein Anruf viele Vorteile.

"Wer etwas mitteilen will, schickt eine SMS. Wer reden will, ruft an." - Carsten Rossow (*1966)

Viele Menschen fühlen sich aufdringlich, jemanden anzurufen, ohne zu wissen, ob der Anruf wirklich erwünscht ist und greifen deshalb, gerade im Berufsleben, lieber zur E-Mail. Aus psychologischer Perspektive erklärt sich diese Reaktion als die Angst vor dem Unbekannten. Woher sollen wir wissen, ob die Person, die wir anrufen, gerade wirklich mit uns sprechen will? Wenn wir nicht in der Lage sind, die Gemütslage unseres Gesprächspartners vorherzusagen, sinkt unsere Motivation, tatsächlich zum Hörer zu greifen.

Deshalb ist es wichtig vorbereitet in ein Telefonat zu gehen und eine Grundstrategie mitzubringen - das bedeutet nicht, dass Sie sich vor jedem Telefonat Zeit nehmen müssen um sich vorzubereiten, aber wenn Sie zu der Kategorie Mensch gehören, die sich am Telefon eher unsicher fühlt, kann eine Strategie sicherlich nicht schaden.

Lieben Sie die Herausforderung

Im Beruf sehen viele Personen das Telefonat als echte Herausforderung. Dies mag zum einen daran liegen, dass Sie den Gesprächspartner weniger gut kennen oder dieser Ihnen vielleicht sogar völlig fremd ist. Zum anderen wird im Job stets Professionalität gefordert und ein unbedachter Satz am Telefon lässt sich da unter Umständen nicht mehr korrigieren.

Wenn Ihnen das Telefonieren nicht ganz so leicht von der Hand geht wie der Dame am Schreibtisch gegenüber, ist das kein Grund zum Schämen. Herausforderungen anzunehmen und zu meistern ist schließlich wichtig für Ihre persönliche Weiterentwicklung. Überwinden Sie sich und Sie werden nach dem Auflegen stolz sein, ein strahlendes Lächeln auf den Lippen und ein bisschen mehr Selbstbewusstsein haben. 

Stay positive

Eine positive Grundeinstellung zum Telefonieren kommt auch bei Ihrem Gesprächspartner an und sorgt so für eine angenehme Atmosphäre. Wenn Sie davon überzeugt sind, dass das Telefonat erfolgreich wird und Sie einen guten Eindruck hinterlassen, dann wird das auch so sein. Und sollte Ihnen doch ein kleiner Fauxpas unterlaufen, ist das auf einer solch positiven Basis in der Regel auch nicht allzu schlimm, lockert durch ein kleines Schmunzeln vielleicht sogar humorvoll die Situation auf.

Ihr Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch

Letztlich ist Ihr Gesprächspartner auch nur ein Mensch und ihm ist sicherlich ebenfalls schon einmal so ein Ausrutscher passiert. Und wirkt das Gegenüber doch irgendwie wenig souverän, unfreundlich oder wird sogar unverschämt, so haben Sie immer noch einen großen Vorteil: Sie sind nur am Telefon, müssen ihm nicht in die Augen blicken und sind außer Reichweite. Also keinen Grund zur Angst. Behalten Sie Ihre positive Grundeinstellung bei und bleiben Sie professionell.

Lassen Sie sich nach dem Auflegen auch von einem verpatzten Telefonat oder der schlechten Laune Ihres Gesprächspartners nicht den Tag verderben. Was soll er schon tun? Legen Sie den Hörer neben das Telefon und arbeiten Sie ganz beruhigt weiter. Hauptsache, Sie nehmen es nicht persönlich. Denn wie gesagt: Ihr Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch und vielleicht hat er den Frust, ob beruflich oder privat, heute einmal an Ihnen auslassen, weil Sie der erste waren mit dem er gesprochen hat. Gelassenheit gibt im Berufsleben Ihnen auch Selbstsicherheit!

Setzen Sie sich ein Ziel

Vermeiden lassen sich langwierige Diskussionen oder peinliches Schweigen am besten, indem Sie vorab ein festes Ziel für das Telefonat definieren. Sie haben schließlich einen Grund, aus welchem Sie anrufen. Auf diese Weise erhält auch Ihr Gegenüber den Eindruck, dass Ihr Telefonat zielführend und keine Zeitverschwendung ist. Gehen Sie nämlich davon aus, dass der Angerufene unter Zeitdruck steht – was im Geschäftsleben heutzutage  beinahe den Dauerzustand darstellt.

Weisen Sie also direkt zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie nur kurz sprechen wollen und nennen Sie Ihr Anliegen. Dies nimmt Druck vom Angesprochenen und er wird Ihnen aufmerksamer folgen, sowie dem Gespräch offener gegenüberstehen. Sagen Sie also zum Beispiel:

„Einen schönen guten Tag Herr Schmitz, ich habe nur 2 Minuten Zeit, wollte Sie aber kurz anrufen, um zu fragen, ob Sie bereits eine Rückmeldung bezüglich meiner E-Mail haben?“

Fassen Sie sich kurz

Fassen Sie sich bei beruflichen Telefonaten stets so kurz wie möglich. Das hinterlässt einen professionellen und effizienteren Eindruck und erhöht tatsächlich Ihre Produktivität. Für die Überbrückung Ihrer Langeweile suchen Sie sich dann lieber eine andere Beschäftigung oder trinken in der Küche einen Kaffee unter Kollegen.

Anrufbeantworter oder E-Mail?

Hier spalten sich die Geister. Der eine zieht es vor, auf dem Anrufbeantworter eine Nachricht zu hinterlassen, sollte auch der zweite Versuch erfolglos sein, den Gesprächspartner zu erreichen. Eine kurze E-Mail kann hier jedoch ein entscheidender Vorteil sein. Gerade wichtige Persönlichkeiten im Berufsleben, haben oft nicht die Zeit den Anrufbeantworter abzuhören oder tun dies seltener, als die E-Mails zu checken. Schreiben Sie eine höfliche E-Mail mit dem Hinweis, dass Sie versucht haben anzurufen und tragen Sie kurz Ihr Anliegen vor. Ihr Gesprächspartner sollte die Möglichkeit haben, die E-Mail zwischen zwei Meetings schnell zu überfliegen. Kurze Texte bleiben im Kopf und die Wahrscheinlichkeit eines Rückrufs ist viel größer.

Das Wichtigste: die Verabschiedung

Der wichtigste Satz in jedem Telefonat ist der letzte. Dieser wird Ihrem Gesprächspartner beim Auflegen im Gedächtnis bleiben und über den Gesamteindruck der Konversation entscheiden. Nach einem wichtigen Austausch ist es immer sinnvoll sich für das Gespräch und die Zeit Ihres Gesprächspartners zu bedanken - hierbei spielt es keine Rolle, ob er freundlich oder unfreundlich gewesen ist. Eine angemessene und höfliche Verabschiedung kann den Eindruck des gesamten Telefonates und Ihrer Person aufwerten. 

Und nun..ran an den Hörer!